Twee architecten en een calculator die 15 gelijktijdige projecten beheerden, hadden 15 minuten nodig om een e-mail te vinden. Nu wordt elke e-mail automatisch geclassificeerd per project en wekelijkse samenvattingen worden automatisch gegenereerd.
Het bureau beheert 15 gelijktijdige projecten met 2 architecten en 1 calculator. E-mails van klanten, gemeenten, leveranciers en aannemers landen allemaal in één Outlook-inbox. Een specifieke project-e-mail vinden duurt 10-15 minuten. Bijlagen (tekeningen, vergunningen, offertes) raken verloren in eindeloze threads. Elke vrijdag besteden de architecten 2 uur aan het voorbereiden van een wekelijks overzicht per project voor elke klant.
We koppelden Outlook aan een GPT-4o-systeem dat elke binnenkomende e-mail leest, identificeert bij welk project het hoort (op klantnaam, dossiernummer, kadastraal nummer of context), automatisch tagt en bijlagen opslaat in de juiste OneDrive-map met consistente naamgeving. E-mails die niet bij een project horen worden geclassificeerd als intern, commercieel of informatief. Elke vrijdag om 08:00 genereert het systeem automatisch een samenvatting per project met ontvangen e-mails, genomen beslissingen, bijgevoegde documenten en openstaande vervolgstappen, en stuurt deze naar de klant.
Números concretos después de la implementación. Medidos sobre un periodo de 3 meses posterior al despliegue.
10sec
om een e-mail of document te vinden (was 15min)
0min
wekelijkse samenvattingen voorbereiden (was 2u)
0
bijlagen verloren in e-mailthreads
Herramientas probadas, fiables y sin vendor lock-in. Integraciones limpias que escalan con tu negocio.
Analizamos tu caso sin compromiso y te decimos si la automatización tiene sentido para ti — con números, no con humo.
Caso de uso basado en implementaciones reales. Los datos han sido adaptados para proteger la privacidad del cliente.
