Een belastingadvieskantoor hoefde klanten niet meer per e-mail achterna te zitten voor documenten. Een geautomatiseerde workflow vraagt, herinnert, ontvangt en organiseert nu alles automatisch.
Elk kwartaal moest het kantoor 80 klanten achterna zitten voor facturen, bankafschriften, bonnen en ondersteunende documenten. Het proces was handmatig en chaotisch: e-mails met documentlijsten, handmatige herinneringen, documenten die ongeordend binnenkwamen via WhatsApp en e-mail, zoekgeraakte bestanden, inconsistente naamgeving, en een race op het laatste moment om de aangiften voor te bereiden. Een van de medewerkers besteedde 15-20 uur per week aan alleen de verzameling.
We ontwierpen een geautomatiseerde N8N-workflow die aan het begin van elk kwartaal elke klant een gepersonaliseerde WhatsApp-lijst stuurt met de benodigde documenten, afgestemd op hun activiteitstype. Een GPT-4o-assistent beantwoordt vragen over welke documenten geldig zijn of hoe ze te verkrijgen. Klanten sturen documenten via WhatsApp (foto of PDF) en het systeem ontvangt, classificeert per type (uitgaande factuur, inkomende factuur, bankafschrift, enz.), past een consistente bestandsnaam toe en slaat op in de juiste mapstructuur op Google Drive. Automatische herinneringen worden verstuurd na 3, 7 en 10 dagen bij non-responders.
Números concretos después de la implementación. Medidos sobre un periodo de 3 meses posterior al despliegue.
-70%
tijd aan documentverzameling
0
zoekgeraakte documenten per kwartaal
+40%
klanten die alles vóór de deadline aanleveren
Herramientas probadas, fiables y sin vendor lock-in. Integraciones limpias que escalan con tu negocio.
Analizamos tu caso sin compromiso y te decimos si la automatización tiene sentido para ti — con números, no con humo.
Caso de uso basado en implementaciones reales. Los datos han sido adaptados para proteger la privacidad del cliente.
