Una asesoría dejó de perseguir a sus clientes por email para pedirles documentos. Ahora un flujo automatizado los solicita, recuerda, recibe y organiza solos.
Cada trimestre, la asesoría tenía que perseguir a sus 80 clientes para conseguir facturas, extractos bancarios, recibos y justificantes. El proceso era manual y caótico: emails con listas de documentos, recordatorios a mano, documentos que llegaban desordenados por WhatsApp y email, archivos perdidos, nombres inconsistentes, y al final del trimestre una carrera contra el reloj para preparar las declaraciones. Una de las gestoras dedicaba 15-20 horas a la semana solo a esta recopilación.
Diseñamos un flujo automatizado con N8N que, al inicio de cada periodo, envía por WhatsApp a cada cliente una lista personalizada de los documentos que tiene que aportar, adaptada a su tipo de actividad. Un asistente con GPT-4o responde dudas sobre qué documentos son válidos o cómo conseguirlos. Los clientes envían los documentos por WhatsApp (foto o PDF) y el sistema los recibe, los clasifica por tipo (factura emitida, factura recibida, extracto, etc.), les pone un nombre consistente y los guarda en la carpeta de Google Drive del cliente en la estructura correcta. Si algún cliente no responde, los recordatorios se disparan automáticamente a los 3, 7 y 10 días.
Números concretos después de la implementación. Medidos sobre un periodo de 3 meses posterior al despliegue.
-70%
tiempo en recopilación documental
0
documentos extraviados por trimestre
+40%
clientes que entregan todo antes del plazo
Herramientas probadas, fiables y sin vendor lock-in. Integraciones limpias que escalan con tu negocio.
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Caso de uso basado en implementaciones reales. Los datos han sido adaptados para proteger la privacidad del cliente.
