Dos arquitectos y un aparejador con 15 proyectos simultáneos perdían 15 minutos buscando un email. Ahora cada email se clasifica solo por proyecto y los resúmenes semanales se generan automáticamente.
El estudio gestiona 15 proyectos simultáneos con 2 arquitectos y 1 aparejador. Los emails de clientes, ayuntamientos, proveedores de materiales y constructoras llegan todos a la misma bandeja de entrada de Outlook. Buscar un email específico de un proyecto concreto — una licencia, un plano actualizado, una confirmación del ayuntamiento — lleva entre 10 y 15 minutos. Los adjuntos (planos en PDF, presupuestos, licencias) se pierden en hilos interminables. Cada viernes, los arquitectos dedican 2 horas a preparar un resumen semanal por proyecto para cada cliente, recopilando manualmente los avances, las decisiones tomadas y los pendientes.
Conectamos Outlook a un sistema con GPT-4o que lee cada email entrante, identifica a qué proyecto pertenece (por nombre del cliente, número de expediente, referencia catastral o contexto del mensaje), lo etiqueta automáticamente y guarda los adjuntos en la carpeta correcta de OneDrive con un nombre consistente (tipo_documento_proyecto_fecha). Los emails que no pertenecen a ningún proyecto se clasifican como internos, comerciales o informativos. Cada viernes a las 8:00, el sistema genera automáticamente un resumen por proyecto con los emails recibidos, las decisiones tomadas, los documentos adjuntados y los próximos pasos pendientes, y lo envía al cliente en formato profesional.
Números concretos después de la implementación. Medidos sobre un periodo de 3 meses posterior al despliegue.
10seg
para encontrar cualquier email o documento (antes 15min)
0min
preparando resúmenes semanales (antes 2h)
0
adjuntos perdidos en hilos de email
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