Una constructora que tardaba 5 días en facturar cada certificación de obra ahora genera la factura en 2 horas desde la aprobación, sin errores y sincronizada con Holded.
En una constructora de Girona, cada certificación de obra se aprueba en una reunión semanal con el jefe de obra y la dirección facultativa. Después, el administrativo tiene que cruzar manualmente los datos de la certificación aprobada con el presupuesto original (que está en un Excel enorme), calcular los importes con las retenciones correspondientes, redactar la factura con las referencias correctas al contrato y enviarla al promotor. El proceso tarda una media de 5 días laborables porque el administrativo también gestiona otras tareas. Los errores en importes, retenciones mal aplicadas y referencias de contrato equivocadas son frecuentes y generan rechazos que retrasan el cobro aún más. El plazo medio entre aprobación de certificación y cobro efectivo era de 6 semanas.
Cuando el jefe de obra marca una certificación como «aprobada» en un formulario sencillo de Google Sheets, un flujo de N8N extrae automáticamente los datos de la certificación, los cruza con el presupuesto original (también en Sheets), calcula los importes con las retenciones configuradas según el contrato, genera un PDF de factura profesional con todas las referencias correctas y la envía por email al promotor. Simultáneamente, la factura se registra en Holded para contabilidad. El sistema programa automáticamente alertas de vencimiento y envía recordatorios de cobro al promotor a los 30, 45 y 60 días si la factura sigue pendiente.
Números concretos después de la implementación. Medidos sobre un periodo de 3 meses posterior al despliegue.
2h
entre aprobación de certificación y factura enviada
0
errores en importes o retenciones
-3 sem
en plazo medio de cobro efectivo
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