Una autoescuela que gestionaba matrículas en papel, clases en una pizarra y cobros a mano ahora tiene un sistema integrado donde todo funciona solo: matrícula, agenda, pagos y seguimiento de alumnos.
La autoescuela gestiona todo con métodos del siglo pasado: las matrículas se hacen rellenando un formulario en papel, las clases prácticas se asignan en una pizarra de corcho, los exámenes se controlan en un Excel que solo entiende la secretaria, y los cobros mensuales se persiguen uno a uno con llamadas y WhatsApps individuales. Los alumnos llaman constantemente para saber cuándo les toca clase práctica o si les han asignado fecha de examen. Los profesores no saben qué alumno viene hasta que llegan. Los cobros mensuales de las cuotas se retrasan una media de 12 días. Y el director no tiene forma de saber en tiempo real qué alumnos van bien, cuáles llevan demasiadas horas prácticas o cuál es la tasa de aprobados real.
Montamos un sistema integrado completo. La matrícula se hace online con un formulario que recoge datos, firma el contrato y cobra la primera cuota por Stripe. El calendario de clases prácticas se sincroniza con Google Calendar y cada alumno recibe la notificación de su próxima clase por WhatsApp automáticamente (fecha, hora, profesor, vehículo). Los profesores ven su agenda del día en el móvil con todos los datos del alumno. La fecha de examen se notifica por WhatsApp con instrucciones y documentación necesaria. El cobro mensual se hace por domiciliación automática en Stripe — si un recibo se rechaza, el sistema reintenta y avisa al alumno. El director tiene un panel con métricas en tiempo real: tasa de aprobados por profesor, horas prácticas medias, ocupación de agenda, ingresos y morosidad.
Números concretos después de la implementación. Medidos sobre un periodo de 3 meses posterior al despliegue.
0
gestión manual de cobros (antes perseguir uno a uno)
-70%
llamadas de alumnos preguntando horarios
Tiempo real
tasa de aprobados y métricas visibles al instante
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